¿Qué es el sistema Last Planner?

The Last Planner® es un sistema holístico, lo que significa que cada una de sus partes es necesaria para respaldar la planificación y ejecución de proyectos Lean. Resista la tentación de tratar el sistema como un menú en el que solo selecciona las partes que desea utilizar. El sistema está organizado en cinco partes principales.

Las dos primeras partes se centran en identificar el trabajo que se debe realizar para completar un proyecto Lean exitoso. La planificación maestra, parte uno, se realiza al comienzo de un proyecto. El trabajo de planificación maestra se centra en identificar hitos importantes que ayuden a medir el ritmo al que progresará el proyecto para que tenga éxito. Normalmente, los hitos son las fechas de finalización de cada una de las fases principales del proyecto y las fechas para la liberación de la compra de los principales elementos de construcción de largo plazo. Idealmente, tanto la fase de diseño como la última fase de construcción, los planificadores participan en el desarrollo del programa de planificación maestra. El término "último planificador" se refiere a las personas del equipo responsables de realizar la asignación final del trabajo a ejecutantes específicos y asegurarse de que tengan los materiales, el equipo y la información disponibles para completar sus asignaciones. Durante la fase de diseño, los últimos planificadores suelen ser directores de proyectos de arquitectura e ingeniería. Durante la fase de construcción, los últimos planificadores suelen ser capataces y superintendentes de las cuadrillas de contratistas comerciales.

La planificación de la fase, la segunda parte, se realiza dos o tres meses antes del comienzo de cada fase. La fase en este contexto se refiere a una parte del proyecto que tiene sentido considerar como una unidad completa. El desglose de las fases de un proyecto dependerá del tamaño y la complejidad del trabajo, con hitos de inicio y finalización para las fases identificadas durante la planificación maestra. La planificación de la fase desarrolla un acuerdo entre los últimos planificadores sobre cómo se completará todo el trabajo entre esos dos hitos.

La planificación de fase utiliza un enfoque de planificación de extracción, en el que los últimos planificadores son muy claros sobre la secuencia de solicitudes y compromisos que están haciendo entre ellos. El enfoque sigue una práctica ajustada central de desarrollar el flujo comenzando con la condición final requerida para completar una fase y construyendo la secuencia de trabajo a través de una serie de solicitudes de clientes y el ejecutante se compromete a definir claramente cómo se liberará el trabajo de una operación a otra. . Estas sesiones de planificación de fases son oportunidades importantes para que el equipo determine cómo llevar el ritmo del trabajo para que progrese a un ritmo constante con variaciones limitadas.

La tercera parte del sistema Last Planner se centra en garantizar que se pueda trabajar. Es la planificación preparada a través de la cual los últimos planificadores miran hacia adelante para evaluar si existen limitaciones para las próximas tareas identificadas durante la planificación de la fase. La mayoría de los equipos miran hacia adelante seis semanas cuando preparan la planificación, aunque en proyectos complejos se puede justificar un horizonte de tiempo más largo. Se utiliza un plan de anticipación para ayudar al equipo a concentrarse en las tareas que deben estar listas.

Las restricciones son condiciones que impiden que se complete una tarea planificada e incluyen preocupaciones como la disponibilidad de mano de obra y materiales, acceso a equipos, conflictos de documentos de construcción y permisos.

Las restricciones se identifican en un registro, con la responsabilidad de eliminar una restricción identificada junto con la promesa de eliminar cada restricción en una fecha determinada. La planificación de preparación insuficiente es a menudo el factor más importante en las fallas del flujo de trabajo del proyecto, por lo que es vital que el equipo asista para preparar la planificación de manera diligente. La planificación de puesta a punto también incluye el refinamiento de las tareas identificadas durante la fase de planificación con más detalle, a medida que se comprende mejor el trabajo.

Hay dos aspectos adicionales de la planificación preparada que necesitan consideración. Aquellas tareas en la fase de planificación que no se desglosaron al nivel de operaciones suficiente para la planificación de la ejecución diaria y semanal deben desarrollarse en tareas más detalladas. Aquí también es cuando los equipos de proyecto de forma colaborativa pueden diseñar con mayor precisión la primera ejecución de sus operaciones a través de esa fase de trabajo.

La cuarta parte del sistema Last Planner se centra en lo que hará cada último planificador para cumplir las promesas hechas durante la fase de planificación. Esto se logra mediante la preparación de un plan de trabajo semanal del proyecto, en el que cada último planificador identifica las tareas que completarán sus equipos cada día de la semana siguiente. La confiabilidad es extremadamente importante en el desarrollo de estos planes compartidos.

La quinta parte del sistema Last Planner se centra en aprender de lo que hizo el equipo. El aprendizaje es una acción diaria para los equipos de proyectos ajustados. Last Planner ofrece dos oportunidades específicas de aprendizaje. Una es a través de la reunión de coordinación diaria, a menudo denominada reunión diaria. En esta breve reunión de pie, los últimos planificadores confirman si sus equipos lograron el trabajo planificado ese día y, si no, acordaron los ajustes necesarios para mantenerse en el plan de la semana. Estos ajustes diarios son vitales, ya que los ajustes diarios son más fáciles que los ajustes semanales, que son mucho más fáciles que los ajustes mensuales.

La otra oportunidad de aprendizaje proporcionada por Last Planner System es a través del análisis de algunas métricas clave. Uno es el porcentaje de plan completado, una medida del porcentaje de tareas planificadas semanalmente que se completaron según lo planificado. Otro es Tasks Made Ready, una medida del porcentaje de tareas identificadas durante la fase de planificación que estaban listas para comenzar según lo planificado. Un tercero es Tareas anticipadas, una medida del número de tareas en un plan semanal que se identificaron en el plan de anticipación.

Hay dos consideraciones importantes para que la implementación del sistema Last Planner sea exitosa. Primero, no aprovechará todo el potencial de Last Planner en un entorno de comando y control. Las prácticas de gestión deben estar alineadas con el principio del respeto por las personas y los líderes de proyecto deben verse a sí mismos como entrenadores y facilitadores de la planificación y el aprendizaje de los últimos planificadores del proyecto.

En segundo lugar, el uso del Last Planner System es una disciplina y, como cualquier otra disciplina, como una actividad atlética o tocar un instrumento musical, requiere una práctica diaria continua para primero llegar a ser competente y finalmente dominarlo. Conviértalo en la piedra angular de la colaboración del equipo del proyecto y habrá dado un gran paso hacia la implementación de un proyecto Lean.