Cómo el Facility Management optimiza la operación diaria de una organización

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El FM va más allá de la simple gestión de instalaciones. Se encarga de crear un entorno óptimo donde las personas puedan desempeñar sus funciones de la mejor manera posible. Esto incluye la gestión de la iluminación, climatización, ventilación, infraestructura, ergonomía y otros aspectos esenciales para el confort y la productividad de los empleados.

Alfonso Birimisa, gerente de operaciones de Cushman & Wakefield, menciona que, un espacio de trabajo bien gestionado puede aumentar hasta en un 30% la creatividad y productividad de los empleados. La optimización del entorno laboral no solo mejora el rendimiento, sino que también impacta positivamente en la satisfacción y retención del talento.

“Para que el FM funcione correctamente, se debe seguir un proceso estructurado. Todo inicia con un diagnóstico de la situación actual de los activos y sistemas de la empresa. Con esta información, se elabora un plan anual de mantenimiento preventivo, que permite programar las intervenciones necesarias a lo largo del año, evitando fallas imprevistas y garantizando la continuidad operativa”, revela.

Este plan es presentado y aprobado por las áreas responsables dentro de la organización, que pueden ser logística, infraestructura o recursos humanos, dependiendo de la estructura interna de cada empresa. En empresas sin un departamento específico de FM, estas tareas suelen recaer en áreas administrativas, lo que puede generar ineficiencias y desorden en la gestión de espacios.

Si bien el mantenimiento de equipos e infraestructura es una parte esencial del FM, su impacto va mucho más allá. Un buen programa de FM también contempla aspectos como la ergonomía, la seguridad, la limpieza, el control de accesos y la sostenibilidad. De esta manera, se logra un equilibrio entre operatividad, eficiencia y confort.

Por ejemplo, una mala planificación del mantenimiento puede generar mayores costos a largo plazo. Un sistema de aire acondicionado sin el debido mantenimiento no solo consume más energía, sino que también reduce su vida útil, lo que implica una inversión innecesaria en reemplazos prematuros.

El equilibrio entre reducción de costos y experiencia del usuario

Uno de los errores más comunes en la gestión de instalaciones es ver el Facility Management solo como un gasto. En realidad, se trata de una inversión inteligente. Un enfoque reactivo, en el que solo se realizan mantenimientos correctivos cuando surgen problemas, termina generando mayores costos en comparación con una estrategia preventiva y planificada.

El FM permite optimizar los recursos al asegurar que las instalaciones y equipos cumplan su vida útil sin interrupciones ni deterioro prematuro. Además, una buena gestión de los espacios mejora la experiencia del usuario, reduciendo distracciones y molestias que puedan afectar su desempeño.

El diseño y la gestión de espacios de trabajo también influyen en la retención del talento. Un ambiente adecuado y bien equipado puede hacer que los colaboradores se sientan más cómodos y valorados, disminuyendo la rotación laboral. Un trabajador que cuenta con un espacio ergonómico, bien iluminado y climatizado, con servicios adecuados y sin interrupciones, tiene menos razones para buscar otras opciones laborales.

Además, en un mercado cada vez más competitivo, las empresas que invierten en crear espacios de calidad también fortalecen su marca empleadora. Ofrecer condiciones laborales atractivas se convierte en un diferenciador clave para atraer y retener talento altamente calificado.

En un mundo donde la optimización de recursos y la experiencia del usuario son fundamentales, el Facility Management se posiciona como un aliado clave para el éxito empresarial.