La diferencia entre la gestión exitosa y no exitosa de proyectos de construcción se reduce a la planificación y programación. Como dice el viejo refrán: "La gente no planea fracasar; no planifican".

Si está harto de administrar proyectos de construcción que constantemente tienen problemas, lo que le cuesta dinero y clientes, es hora de redoblar sus esfuerzos en la fase de planificación y programación.

Esta guía desglosa lo que debe comprender sobre el proceso y cómo reformar la forma en que planifica los proyectos.

¿Qué es la planificación y programación de la construcción?

La planificación y programación de la construcción se refiere al proceso a través del cual una empresa de construcción traza exactamente lo que sucederá durante un proyecto, qué recursos se necesitan, cuándo se llevarán a cabo las actividades clave, qué personal estará involucrado y cualquier otra cosa pertinente al proyecto.

Este es el proceso clave que sienta las bases para un proyecto de construcción, y si no se realiza suficiente trabajo en esta fase, es probable que un proyecto salga mal debido a obstáculos imprevistos.

¿Por qué es importante la planificación y programación de la construcción?

La planificación y programación de la construcción es vital por tres razones principales:

1. Te ayuda a evitar retrasos

Los retrasos son la pesadilla de cualquier proyecto de construcción. Afortunadamente, la mayoría son evitables, pero solo si haces la planificación adecuada de antemano. Al trabajar duro en la planificación y programación previa al proyecto, establecerá plazos realistas y evitará prometer demasiado y entregar menos a un cliente.

2. Te ayuda a evitar excesos presupuestarios

Los excesos presupuestarios son una fuente frecuente de consternación para un gerente de construcción porque conducen a clientes insatisfechos y a la reducción de los márgenes de ganancia. Al poner suficiente trabajo antes del proyecto para planificarlo, pronosticará con precisión los costos y planificará su presupuesto. También detectará oportunidades de ahorro.

3. Te ayuda a detectar riesgos ocultos

Cada proyecto de construcción está lleno de riesgos. Esto podría incluir riesgos para la seguridad de su tripulación, posibles problemas con los permisos o un subcontratista que no estaba disponible cuando esperaba que lo estuvieran.

Un gerente de construcción que planifica y cronograma diligentemente analizará todas las externalidades que podrían afectar el proyecto e identificará estos riesgos potenciales, y los prevendrá de manera proactiva o creará un plan de mitigación en caso de que ocurran.

¿Qué implica la planificación de la construcción?

La planificación de la construcción se refiere al proceso de diseñar todos los detalles de un proyecto de construcción de antemano.

Un plan de construcción puede incluir un alcance del proyecto que detalla lo que implicará el proyecto, la gestión de recursos de construcción, la gestión de activos de construcción, un cronograma de eventos e hitos, y cualquier otra cosa que un gerente de construcción deba saber para ejecutar con éxito un proyecto.

Los 3 objetivos de la planificación de la construcción

La planificación de la construcción tiene muchos propósitos, pero estos tres objetivos son centrales:

1. Desarrollar el alcance del proyecto: El plan debe describir en detalle lo que se debe lograr en el proyecto.
2. Identificar recursos: El plan debe identificar qué recursos se necesitarán desde el principio hasta la finalización.
3. Determinar presupuesto: El plan debe determinar un presupuesto suficiente para obtener los recursos necesarios y asegurarse de que el proyecto se complete a tiempo.

¿Qué implica la programación de la construcción?

La programación de la construcción es un subconjunto de la planificación de la construcción. Redactar un cronograma de construcción implica crear un flujo de trabajo de construcción y determinar qué actividades ocurrirán en ciertas fechas y horas.

Los cronogramas de construcción deben estar vinculados a recursos tales como materiales, mano de obra y equipo para garantizar la máxima eficiencia en un proyecto de construcción.

Los 3 objetivos de la programación de la construcción

La programación de la construcción busca lograr tres objetivos en particular:

1. Identificar hitos: El cronograma de construcción debe establecer fechas en las que debe alcanzar hitos para asegurarse de que el proyecto termine a tiempo.
2. Asigne recursos correctamente: El cronograma permite a los gerentes de construcción determinar cuándo deben estar disponibles los recursos en función de qué hito está programado para completarse.
3. Definir actividades: El cronograma debe enumerar específicamente qué trabajadores serán necesarios para qué actividades en qué días para que no haya confusión.

Cómo planificar y programar con éxito un proyecto de construcción

Probablemente se esté preguntando cómo comenzar con la gigantesca tarea de planificar y programar un proyecto de construcción. No te sientas abrumado, puedes dividir el proceso en seis simples pasos.

Paso 1: Redactar un documento de inicio del proyecto y una declaración de alcance

Cree un documento de inicio de proyecto que establezca el caso de negocio sobre cómo llevará a cabo el proyecto. Primero redacte un alcance de trabajo que describa exactamente lo que implicará el proyecto y lo que debe lograrse. Entra en tantos detalles como sea posible.

Luego incluya información como qué trabajadores necesitará y subcontratistas, qué materiales serán necesarios, cuál es su presupuesto, etc.

Cree una lista de líneas base del proyecto, que son esencialmente medidas de rendimiento que muestran que está logrando objetivos y progresando, como "terminar la base" o "configurar la oficina del sitio".

Paso 2: Asignar roles y responsabilidades

Con la estructura básica del proyecto establecida, ahora debe identificar a todas las partes interesadas clave y asignarles roles y responsabilidades para asegurarse de que se cumplan las líneas de base que ha establecido.

Algunas partes interesadas podrían incluir al cliente, el patrocinador del proyecto, el gerente del proyecto, los inspectores del condado o cualquier otra persona que tenga interés en el proyecto. Para aquellas partes interesadas que trabajan para usted, asígneles la responsabilidad de asegurarse de que se logre una línea de base.

Paso 3: Programar eventos e hitos clave

Elabore un cronograma que describa cuándo debe cumplir ciertas líneas base. Asocie recursos, activos y trabajadores a cada hito para que sepa lo que necesita y cuándo lo necesita.

Incluya algún amortiguador en el cronograma para tener en cuenta las complicaciones imprevistas. Supervise el cronograma constantemente a lo largo del proyecto y diseñe suficiente flexibilidad en el cronograma para que pueda mover las cosas si es necesario.

Paso 4: Realizar una evaluación de riesgos

Realice un análisis para identificar los riesgos para el cronograma y el presupuesto del proyecto. Por ejemplo, ¿estará disponible un subcontratista cuando necesite que se encuentre en una fase crítica del proyecto? ¿Podría un envío de materiales tardar más en llegar en una determinada época del año? ¿Tiene equipos envejecidos en riesgo de romperse?

Evalúe los riesgos potenciales, asigne una probabilidad de falla a cada uno, elabore un plan para abordarlos ahora para evitar que surja el problema y haga un plan para tratar el problema si ocurre para minimizar el riesgo para el proyecto.

Paso 5: Reúnete con el equipo

Con el plan mayormente establecido, ahora necesita una verificación de la realidad. Reúnase con todas las partes interesadas de su equipo para hablar sobre el plan y discutir cualquier punto ciego que pueda tener.

Sus trabajadores pueden decirle si ciertos hitos no son realistas o si hay algún recurso que necesiten que usted no haya incluido. Con su opinión, modifique el plan y obtenga las firmas de todos los involucrados.

Paso 6: Recopilar datos

Utilice el software de gestión de la construcción para recopilar datos y producir un informe diario de construcción en el transcurso del proyecto. Cuando termine el proyecto, tome estos datos y utilícelos para juzgar el rendimiento del proyecto y cómo puede mejorar su planificación y programación en el siguiente.

Los puntos de datos clave para rastrear incluyen órdenes de cambio, ajustes al cronograma del proyecto, incidentes de seguridad, cifras de presupuesto proyectadas frente a finales, defectos del proyecto, etc.

El software puede ayudar con la planificación de la construcción y la programación del trabajo

La gestión de la construcción es un desafío, y la planificación y programación es sin duda una de las partes más difíciles del trabajo. Pero si está dispuesto a trabajar, hacer este proceso correctamente contribuirá en gran medida a asegurarse de que su próximo proyecto esté a tiempo y dentro del presupuesto.

El software de construcción hará que el proceso sea mucho más fácil. Ya sea creando una plantilla de cronograma de construcción o ayudando con la redacción de planes de construcción iniciales, el software automatiza muchas tareas manuales y lo hace más organizado.

Busque un software de gestión de proyectos de construcción o programación de construcción que se adapte a su negocio y utilícelo para crear su próximo plan de programación.

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