Cómo mejorar los datos de codificación de costos en la construcción

El seguimiento del trabajo a los códigos de costos apropiados es una parte importante de cualquier proyecto de construcción, especialmente para los contratistas. Los gerentes de proyecto, contadores y estimadores utilizan datos de código de costos para evaluar con precisión el progreso del trabajo y planificar presupuestos futuros. Establecer un sistema estandarizado para el seguimiento del código de costos es esencial para recibir datos de alta calidad y obtener mejores conocimientos que ayuden a los contratistas a mantenerse a tiempo y dentro del presupuesto.

Cuando los trabajadores completan las tarjetas de tiempo, generalmente rastrean su tiempo trabajado a un código de costo específico relacionado con la tarea. Estos códigos se determinan de antemano en función de las necesidades del negocio. Los códigos de costos muestran a los contratistas exactamente dónde y cómo se gasta la mayor parte del tiempo y el presupuesto asignados de un trabajo. Ayudan a los equipos de gestión a mantener los proyectos actuales en marcha y establecer presupuestos apropiados para el trabajo en el futuro.

Este tipo de conocimiento es esencial en la industria de la construcción. Los datos del código de costos no solo informan las finanzas del proyecto desde una perspectiva interna, sino que también se pueden compartir con las partes interesadas y utilizarse como un medio para medir el éxito de un proyecto o mejorar los procesos. Mostrar a los clientes un desglose detallado del tiempo (y los costos) invertidos mejora el compromiso del cliente y proporciona una prueba documentada y organizada del trabajo complejo que se está completando.

Los principales beneficios de los códigos de costo

Establecer presupuestos realistas para el trabajo de construcción es casi imposible sin el tipo de información granular que proporciona un sistema de codificación de costos efectivo. Estos son los principales beneficios de los códigos de costo de un vistazo:

• Obtener mejores conocimientos sobre la productividad
• Medición más precisa de los KPI
• Planificación más precisa de las estimaciones de proyectos futuros

Los contratistas confían en los datos del código de costos para mantenerse rentables. Sin datos consistentes y precisos, la planificación de las finanzas es como un tiro en la oscuridad.

Cómo optimizar los datos de código de costo

Los contratistas de construcción deben establecer un sistema de código de costos organizado y estandarizado para garantizar que los datos recopilados del campo sean lo más precisos e impactantes posible. La forma en que una empresa estructura sus códigos de costos depende completamente del tipo de información necesaria para monitorear el éxito.

Determinación de la estructura del código de costos

El equilibrio es clave para determinar una estructura de código de costos adecuada. Las empresas necesitan recopilar suficiente información sin ser demasiado granulares o complejas.

Por ejemplo, los gerentes de proyecto pueden primero querer designar cada tarea posible con su propio código de costo para una máxima visibilidad, pero se debe tener en cuenta la facilidad de presentación de informes. Un sistema de código de costos complicado que es difícil de usar para los trabajadores de campo dará como resultado datos inconsistentes y menos precisos en general.

Los gerentes de proyecto y otras partes interesadas internas pueden hacer estas preguntas:

• ¿Qué información necesito para hacer mejores estimaciones?
• ¿Qué datos requiere el equipo de contabilidad?
• ¿Se puede agilizar alguna parte del proceso de código de costos?
• ¿Cómo pueden los contratistas de campo rastrear fácilmente los códigos de tiempo a costo en el sitio de trabajo?

Recopile información de diferentes miembros de la organización que utilizan datos de código de costos y diseñe un sistema que satisfaga las necesidades de todos los involucrados.

Organizar por subproyecto

La estructura de código de costos ideal está separada por subproyectos. Dentro de cada subproyecto, los costos se pueden organizar aún más por mano de obra, materiales, equipos y equipos. El objetivo de cada código de costo es identificar a qué parte del proyecto se refiere el trabajo rastreado y qué tipo de recursos se utilizaron para completarlo.

Por lo general, ser más granular que eso resultará en una complejidad o confusión innecesarias. Sin embargo, puede ser importante que algunos contratistas de concreto sean muy específicos cuando se trata de rastrear materiales o la ubicación del trabajo completado. Depende de la empresa qué tan detallados deben ser los códigos de costos, y debe haber suficiente flexibilidad dentro de su sistema para que pueda continuar evolucionando.

Lo más importante que debe recordar al diseñar un sistema de código de costos es la consistencia. Establecer expectativas y proporcionar al equipo de campo una estructura definida para el seguimiento del código de costos permitirá una mejor comprensión de todos los proyectos a lo largo del tiempo.

Uso de la captura de datos móviles

La tecnología moderna facilita la recopilación de datos precisos de código de costos, incluso cuando esos datos son altamente detallados. Atrás quedaron los días de tratar de recordar cuántos pies lineales de barras de refuerzo usabas o yardas cúbicas que vertías. El software de informes digitales que permite a los contratistas recopilar información utilizando un teléfono celular o tableta directamente desde el campo aprovecha al máximo su proceso de código de costos de las siguientes maneras:

• Precisión mejorada y facilidad de uso: Los informes en lápiz y papel consumen mucho tiempo y dejan margen de error. Una aplicación de captura de datos móviles con una interfaz intuitiva ahorra tiempo a las tripulaciones y les permite capturar datos más precisos y más rápido. Las aplicaciones que permiten la generación de informes digitales eliminan la necesidad de ingresar datos manualmente y mantienen a los equipos de campo enfocados en tareas relacionadas con el trabajo, al tiempo que proporcionan documentación diaria profesional y estandarizada.
• Información en tiempo real: El uso de la captura de datos móviles y el intercambio de información entre equipos a través del almacenamiento en la nube significa que la oficina puede ver los conocimientos del campo en tiempo real. Al monitorear las finanzas del proyecto, estos conocimientos instantáneos son increíblemente convenientes. Analice el rendimiento del código de costos y ajuste el cronograma y el presupuesto según sea necesario para detectar posibles problemas temprano antes de que se conviertan en obstáculos significativos.
• Documentación detallada y accesible: Los informes digitales también hacen que sea más fácil mirar hacia atrás en un proyecto que se ha completado. Cuando los gerentes de proyecto necesitan referirse a un proyecto anterior para determinar presupuestos o cronogramas para el nuevo trabajo, pueden acceder fácilmente y buscar datos e informes de productividad anteriores. Además, la información generalmente está mejor organizada y publicada en un formato claro y consistente, lo que facilita la revisión.
• Nómina más fácil y rápida: Además de los gerentes de proyecto, el equipo de contabilidad también apreciará un cambio a los datos digitales sobre los informes en papel. Con menos revisión manual y entrada manual de datos, la nómina y otros procesos contables se pueden completar de manera más rápida e indolora, lo que lleva a menos disputas y menos tiempo de inactividad.

Códigos de costos: una parte esencial de cualquier proyecto de construcción

La recopilación de datos precisos del código de costos es necesaria para que los contratistas de construcción alcancen los objetivos del proyecto y se mantengan dentro del presupuesto. Cada empresa debe determinar las necesidades específicas de seguimiento de costos y establecer una estructura de código de costos que sea lo suficientemente detallada como para proporcionar información de alta calidad sin ser demasiado difícil o compleja de usar.

El uso de tecnología moderna que agiliza la captura de datos móviles puede permitir a los equipos de construcción recopilar mejores datos y obtener información sobre la productividad en tiempo real. Mejorar la documentación permitirá a los gerentes de proyecto planificar más fácilmente los presupuestos y programar oportunidades futuras.

Hay dos cosas que mantienen a un contratista concreto despierto por la noche: la productividad y la rentabilidad. Con la tecnología, las herramientas y la planificación de código de costos adecuadas, puede preparar a su equipo para el éxito.

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