Gestión de riesgos en el PMBOK 6

La gestión de riesgos de proyecto es la que permite anticipar problemas y oportunidades, asegurando el logro de metas de fechas, costos y alcance. La guía del PMBOK le dedica un área de conocimiento y 7 procesos de gestión de proyectos.

La nueva guía del PMBOK 6 nos trae cambios importantes en la gestión de riesgos en proyectos, se ha agregado el “escalar respuesta” como nueva estrategia de respuesta al riesgo, se creó un nuevo procedimiento dedicado a implementar las respuestas al riesgo, entre otros aspectos.

En este artículo te presentamos los cambios referidos a la gestión de riesgos en el nuevo PMBOK 6 (Sexta edición).

Los cambios de la nueva guía PMBOK 6 respecto a la gestión de riesgos

La gestión de riesgos de proyecto siempre ha sido un aspecto primordial de la gestión de proyectos PMI, pues es esta la que permite anticipar problemas y oportunidades, asegurando el logro de metas de fechas, costos y alcance.

El PMI ha publicado el nuevo estándar para la gestión de proyectos, en la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos sexta edición (PMBOK 6). Esta guía engloba las últimas actualizaciones a la metodología PMI.

En lo que se refiere a la gestión de riesgos en proyectos, los cambios a la metodología PMI que trae la guía PMBOK 6 son los siguientes:

La nueva estrategia de respuesta al riesgo: Escalar los riesgos.
El nuevo proceso de gestión de proyectos de Implementar respuestas al riesgo.
Cambio de nombre al proceso de Controlar los riesgos por Monitorear los riesgos.
Gestión de riesgos en las metodologías ágiles.
Tendencias y prácticas emergentes en la gestión de riesgos en proyectos.

Para las amenazas: Evadir, transferir, mitigar y aceptar.
Para las oportunidades: Explotar, compartir, mejorar y aceptar.

Estas estrategias están establecidas como una técnica en el proceso de gestión de proyectos de “Planificar las respuestas a los riesgos”. Para cada riesgo identificado y documentado en el registro de los riesgos, el Gerente de proyectos debe seleccionar y asignar a cada uno una estrategia de respuesta al riesgo.

Si buscas una plantilla para el registro de los riesgos y para el plan de gestión de riesgos te compartimos los siguientes enlaces:

Con la nueva guía del PMBOK 6 ahora se añade la estrategia de “Escalar riesgo” tanto para las amenazas como las oportunidades. La guía PMBOK 6 establece:

El escalar respuesta al riesgo se realiza cuando el equipo de proyecto o el patrocinador concluyen que el riesgo está fuera del alcance del proyecto.
También podría ocurrir que el riesgo esté en el alcance pero que las acciones de respuesta estén más allá de la autoridad del Director de proyectos, en este caso el riesgo debe ser escalado.

Los riesgos escalados se gestionan a nivel de programa, portafolio o el área organizacional apropiada que no esté a nivel de proyecto. Es recomendable que el Gerente de proyectos obtenga la confirmación de aceptación del riesgo escalado por parte de la persona u unidad organizacional que recibe.

El Gerente de proyecto determina quién debe ser notificado acerca de las amenazas u oportunidades, comunicando los detalles que sean necesarios.

Los riesgos son escalados al nivel organizacional cuyos objetivos se vean más afectados si la amenaza ocurre (O se vean más beneficiados si se trata de una oportunidad).

Las amenazas u oportunidades dejan de ser monitoreadas por el equipo de proyecto después de ser escaladas. Sin embargo, se pueden dejar documentadas en el registro de riesgos para propósitos informativos.

Las últimas actualizaciones a los fundamentos para la dirección de proyectos definida por el Project Management Institute (PMI). Entre los aspectos novedosos está que cada área de conocimientos incluye una sección dedicada a describir como integrar enfoques ágiles, e información sobre el triangulo del talento del PMI y las habilidades que necesita el gerente de proyectos para tener éxito.

Nuevo proceso de gestión de proyectos: Implementar respuestas al riesgo

Un problema que se presenta frecuentemente en la gestión de riesgos en proyectos, es que el equipo de proyecto realiza un gran esfuerzo para identificar los riesgos, analizarlos, desarrollar las respuestas y documentarlos en el registro de riesgo, pero luego no se realiza ninguna acción para gestionar los riesgos.

Pensando en esto, el PMI estableció en su nueva guía del PMBOK 6 un proceso de gestión de proyectos dedicado a garantizar que se realicé la gestión de riesgos. Este proceso ahora se le conoce como Implementar respuestas al riesgo.

De acuerdo a lo establecido en la metodología PMI del nuevo PMBOK 6, implementar las respuestas al riesgo:

Es el proceso para implementar los planes de respuesta al riesgo que han sido acordados y documentados en el plan de gestión de riesgos.

Está dirigido a garantizar que las respuestas acordadas sean implementadas para abordar la exposición al riesgo, minimizar las amenazas y aprovechar las oportunidades.

Se ejecuta durante todo el proyecto.

Los insumos para su ejecución son:

Plan de gestión de riesgos.

El registro de riesgos.

Registro de lecciones aprendidas.

Otros activos de proceso organizacional: Políticas, procedimientos, metodologías, entre otros.

Se ejecuta por medio de las siguientes técnicas y herramientas:

Juicio experto: Para validar o modificar las respuestas al riesgo según su situación.

Habilidades interpersonales y de trabajo en equipo: El Gerente de proyecto debe tener habilidades para influenciar y ganar apoyo, dado que el riesgo podría estar a cargo de personas que no estén bajo su autoridad o entrar en competencia (por dedicación de tiempo y recursos) con otras prioridades.

Sistema de información de gestión de proyectos: Para evaluar el impacto y asegurar que las respuestas al riesgo sean integradas adecuadamente en los cronogramas, presupuestos y recursos.

Como resultado de la implementación de respuestas al riesgo se obtiene:

Solicitudes de cambio: La implementación de respuestas al riesgo pueden significar cambios a la línea base de costo y tiempo, así como otros componentes del plan de gestión de proyectos. Estas solicitudes deben ser procesadas en el proceso de control de cambios integrado del proyecto.

Modificaciones a documentos de proyecto: Como resultado del implementar respuestas al riesgo, se pueden realizar cambios en la bitácora de incidencias (issue log), registro de lecciones aprendidas, registro de riesgos, reporte de riesgos e inclusive en las asignaciones del equipo de proyecto.

El PMI enfatiza la necesidad que los dueños del riesgo inviertan el esfuerzo necesario en implementar las respuestas al riesgo acordadas. Solo así se puede asegurar que la exposición a las amenazas sea minimizada y se aprovechen al máximo las oportunidades.

Cambio de nombre al proceso de gestión de proyectos: Monitorear los riesgos

El proceso de gestión de riesgos en proyectos conocido anteriormente como Controlar riesgos, pasa ahora a llamarse Monitorear riesgos.

Este proceso se encarga de monitorear la implementación de los planes de respuesta acordados, hacer seguimiento a los riesgos identificados, identificar y analizar nuevos riesgos. Este proceso ya existía en versiones previas de la guía del PMBOK y su principal beneficio es asegurar que las decisiones del proyecto se basen en información actualizada y correcta sobre el estado de los riesgos.

La razón del cambio de nombre de Controlar a Monitorear, obedece a que durante el proyecto, estos procesos se encargan de observar (monitorear) para entender que está sucediendo y ajustar la estrategia según las necesidades cambiantes.

Este cambio se ha realizado en las áreas de conocimiento de gestión de riesgos, gestión de los interesados y gestión de las comunicaciones, para diferenciarlo de actividades de control que si se realizan en las áreas de alcance, cronograma y costos, reflejando fielmente la actividad que realmente se está realizando.

Gestión de riesgos en las metodologías ágiles

Al comienzo del captiulo sobre el área de conocimientos de la Gestión de riesgos del proyecto en la guía del PMBOK 6, se ha incluido un subtitulo con consideraciones de la gestión de riesgos en entornos ágiles o adaptativos.

En resumen este subtitulo nos dice que bajo enfoques de trabajo adaptativos y metodologías ágiles, el riesgo se aborda por medio de las revisiones frecuentes y construcción de equipos multifuncionales para acelerar el intercambio de conocimientos. Los riesgos se identifican, analizan y gestionan constantemente durante la ejecución de la iteración.