Control de proyectos: conoce sus beneficios

A pesar de los mejores esfuerzos e intenciones, muchas organizaciones encuentran que los proyectos a gran escala no alcanzan sus objetivos por una serie de razones: sesgo de optimismo, errores de estimación manual, datos históricos insuficientes, deslizamiento del alcance y muchos otros factores.

Cuando se trata de proyectos de capital a gran escala, el 98% de los proyectos incurren en sobrecostos o retrasos. En promedio, los aumentos de costos se estiman en el 80% del valor original, y los plazos a menudo se retrasan 20 meses o más.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un proyecto costoso y largamente esperado y uno que se entrega a tiempo y dentro del presupuesto? En muchos casos, la respuesta son buenos controles del proyecto.

¿Qué son los controles de proyecto?

Los controles de proyecto son procesos para recopilar y analizar datos de proyectos para mantener los costos y los cronogramas en el buen camino. Las funciones de los controles de proyectos incluyen iniciar, planificar, monitorear y controlar, comunicar y cerrar los costos y el cronograma del proyecto. En última instancia, los controles del proyecto son procesos iterativos para medir el estado del proyecto, pronosticar los resultados probables en función de esas mediciones y luego mejorar el rendimiento del proyecto si esos resultados proyectados son inaceptables.

Las actividades bajo el paraguas de los controles de proyectos pueden incluir:

• Alinear los proyectos con las metas y objetivos de la cartera / organización
• Desarrollo de una estructura de desglose del trabajo (WBS)
• Colaborar en los cronogramas iniciales del proyecto
• Desarrollar un plan de gestión de riesgos
• Presupuestación y previsión de proyectos
• Monitoreo de los costos del proyecto
• Comentarios e informes
• Optimización de las estrategias del proyecto para permitir mejores resultados en el futuro

Si bien un proyecto puede tratar con muchos parámetros, como la calidad, el alcance, etc., la disciplina de los controles del proyecto se centra en los factores de costo y cronograma, monitoreando continuamente cualquier riesgo para ellos.

Jerárquicamente, los controles de proyecto anidan bajo la gestión de proyectos. Un controlador de proyecto podría estar reportando a un gerente de proyecto sobre un proyecto específico o una cartera completa de proyectos. Los controles del proyecto son parte integral de la gestión exitosa del proyecto, ya que alerta a las partes interesadas del proyecto sobre las posibles áreas problemáticas y les permite corregir el rumbo, si es necesario.

Para que los controles del proyecto tengan éxito, no se pueden aplicar a borbotones o en el vacío. Más bien, las actividades de control del proyecto deben ejecutarse a lo largo del ciclo de vida completo del proyecto, desde la fase de inicio hasta el cierre, para monitorear y controlar los diversos factores que afectan el costo y el cronograma.

Entrelazar los controles del proyecto con el resto de la gestión del proyecto proporciona información oportuna que permite a las partes interesadas del proyecto tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.

Beneficios de los controles de proyectos

En los megaproyectos, las diversas partes móviles pueden dificultar mantenerse alineado con los planes iniciales. Sin embargo, el monitoreo, el análisis y la regulación cercanos pueden mantener esto bajo control. Los proyectos de todos los tamaños, no solo los grandes, experimentan beneficios significativos cuando los controles se ejecutan correctamente.

Los siguientes son algunos de los beneficios clave de los controles de proyectos:

• Reducción de los costos del proyecto a través de la capacidad de tomar decisiones oportunas utilizando KPI
• Mayor previsibilidad del proyecto para el costo y la fecha de finalización
• Mayor visibilidad de la salud financiera del proyecto en todas las etapas
• Capacidad para mitigar el deslizamiento del alcance del proyecto
• Datos de evaluación comparativa significativos para proyectos futuros a través de proyectos bien estructurados
• Aumento de los márgenes cuando se trabaja en un entorno de precio fijo
• Mejora de la reputación para gestionar y controlar adecuadamente los proyectos
• Ventaja competitiva sobre las organizaciones con capacidades de gestión de proyectos menos maduras
• Mayor satisfacción laboral para los miembros del equipo del proyecto

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