Conoce los 10 beneficios de implementar una PMO

El desarrollo de prácticas y metodologías estándar puede ayudar a una organización a entregar proyectos de alta calidad de manera consistente y más eficiente. Esta estandarización es función de la PMO, un grupo dentro de una organización que actúa como un repositorio de proyectos y un sistema de apoyo para los equipos de proyecto. Si está involucrado en la gestión de proyectos, puede beneficiarse al saber cómo una PMO puede facilitar la finalización del proyecto y la alineación de objetivos. 

Tener una PMO en su organización puede optimizar la forma en que administra los proyectos y, como resultado, brindar beneficios adicionales. Aquí hay una lista de 10 beneficios que puede proporcionar una PMO:

1. Estandarización

Una PTO puede unificar el enfoque de proyecto de una organización al estandarizar sus métodos y procesos. La estandarización puede ayudar a los gerentes de proyectos al establecer reglas sobre cómo deben completar una tarea. Por ejemplo, si se les deja a sus propias preferencias, dos gerentes de proyectos separados pueden tener diferentes expectativas para escribir informes, pero la estandarización puede garantizar que cada informe incluya el mismo formato, tipos de detalles y más. Esto también puede ayudar a la alta gerencia a comparar el desempeño entre los gerentes de proyecto al establecer una rúbrica de referencia.

2. Resultados consistentes y precisos

La estandarización puede ser especialmente útil si un equipo encuentra dificultades mientras lleva a cabo un proyecto. Los estándares establecidos por la PMO pueden ayudar al equipo a superar la dificultad y avanzar. Además, con la documentación constante que mantiene la PMO, puede crear una imagen más clara y precisa de cómo estimar la duración de los proyectos, establecer presupuestos y asignar recursos para proyectos futuros.

3. Costes reducidos

La precisión mejorada puede resultar en el beneficio adicional de reducir los costos del proyecto. Tener estimaciones precisas del tiempo, el dinero y los materiales necesarios para un proyecto disminuye el potencial de revisiones o adaptaciones a mitad del proyecto, lo que podría conducir a un aumento de los costos que no se tienen en cuenta en el presupuesto. Una PMO también realiza un seguimiento continuo de los detalles del proyecto, como el costo, lo que permite una gestión en tiempo real para garantizar que el equipo se mantenga dentro del presupuesto.

4. Facilitar la finalización del proyecto

Una PMO puede facilitar la finalización del proyecto al permitir que los gerentes y los equipos del proyecto se concentren en ejecutar el plan, completar los entregables y cumplir los hitos, mientras que la PMO maneja las actividades de back-end de documentación, informes, comunicación y análisis. Su análisis también puede facilitar la finalización al informar metodologías revisadas que pueden aumentar la productividad.

5. Alineación con los objetivos de la organización

Una de las funciones más importantes de una PMO es determinar si un proyecto se alinea con los objetivos a largo plazo de la organización. Si la PMO ve que la finalización de un proyecto en particular puede no hacer avanzar a la organización hacia sus objetivos, puede cancelar el proyecto para redirigir el tiempo, el dinero y los recursos a otros proyectos que estén mejor alineados. De esta forma, la PMO ayuda a que las actividades de la organización siempre agreguen valor.

6. Centro de conocimiento

El PTO de su organización puede funcionar como un centro de conocimiento en varias formas. Como centro de coordinación de todos los proyectos de la organización, la PTO puede estar al tanto de cualquier similitud en el alcance entre los proyectos de todos los departamentos y puede compartir conocimientos que pueden guiar a los equipos de proyecto. El PTO también comprende los requisitos de cada proyecto y, por lo tanto, puede dirigir equipos a recursos educativos que pueden facilitar la finalización del proyecto.

7. Datos centralizados

De manera similar, el PTO es la unidad de almacenamiento de todos los datos del proyecto dentro de una organización. La centralización puede agilizar los esfuerzos de los equipos para localizar los datos que necesitan. También mantiene la visibilidad para todas las partes interesadas sobre los detalles del proyecto, como las dependencias y los motivos del estancamiento del progreso. Esta visibilidad puede ser útil para comunicar problemas entre los equipos de proyecto y la alta dirección y permitirles trabajar juntos para diseñar soluciones basadas en datos concretos.

8. Formación, tutoría y coaching

La PMO puede identificar los mejores talentos de liderazgo entre los gerentes de proyectos y ayudar en su desarrollo a través de capacitación, tutoría y entrenamiento. Al ayudar a perfeccionar las habilidades de gestión de proyectos, la PTO brinda apoyo profesional que puede producir no solo personal mejor capacitado; pero también, líderes de equipo que se sientan valorados, lo que puede contribuir a la retención de los empleados.

9. Garantía de calidad

La PMO puede ayudar a mantener la garantía de calidad al ofrecer una perspectiva única sobre el desempeño del proyecto. La vista de una persona ajena a menudo puede identificar áreas que necesitan mejoras que aquellos que están más cerca del proyecto no pueden ver. Por ejemplo, un miembro de la PMO podría reconocer que un equipo de proyecto podría usar sus recursos de manera más óptima y proporcionar información sobre cómo se puede hacer esto. Esto puede ayudar al equipo a cumplir con sus medidas de calidad y completar el proyecto con mayor precisión.

10. Mejor toma de decisiones

La PMO es donde se cruzan las aspiraciones y las experiencias de la alta dirección, la dirección de equipos y los equipos de proyectos, lo que proporciona a la PMO una gran cantidad de material de referencia del que extraer conocimientos prácticos. Esto puede ser valioso en caso de interrupción u obstáculo para un proyecto. Para sortear el obstáculo, el director del proyecto puede consultar con la PMO para considerar acciones alternativas basadas en soluciones de proyectos anteriores.

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