Conoce las 9 herramientas esenciales para la comunicación de proyectos

Cada proyecto tiene su conjunto único de individuos y circunstancias que dictan qué formas de comunicación funcionarán mejor, pero para todos los proyectos el objetivo es el mismo: ayudar a todos en el equipo a tomar buenas decisiones. Las decisiones requieren canales abiertos de comunicación para que la información pueda fluir de un lado a otro según sea necesario.

Una Junta de Proyecto

Cada proyecto necesita una forma de capturar el trabajo planificado, en progreso y completado. Dependiendo del tamaño del proyecto y la preferencia de nuestro cliente, utilizaremos una herramienta como Trello, PivotalTracker o Jira.

Estas herramientas capturan detalles de características y criterios de aceptación y nos permiten mantener conversaciones sobre tareas individuales. Hacemos que estas herramientas sean visibles para todos los involucrados en el proyecto. Le dan a todo el equipo una ventana al proyecto y una forma de evaluar rápidamente el progreso.

Un foro de discusión

Utilizamos una herramienta de discusión, como Basecamp, como un lugar para que un equipo disperso tenga conversaciones compartidas, asincrónicas y archivadas sobre el proyecto.

Es una mejor manera de tener conversaciones que el correo electrónico porque todos en el proyecto pueden participar sin tener que ser incluidos conscientemente, y los recién llegados a un proyecto pueden volver a través de Basecamp y ver las discusiones que ocurrieron antes de unirse. Este es también un buen lugar para documentar y resumir una discusión que se tuvo en persona para que se archive.

Una herramienta de chat

Los clientes de chat, como Slack y HipChat, permiten a los equipos dispersos tener discusiones cortas y menos formales sobre el proyecto, cuando las decisiones no necesariamente necesitan ser documentadas. Pero una buena característica es que las conversaciones se archivan para que los compañeros de equipo que no participaron en tiempo real puedan ponerse al día con lo que se discutió anteriormente. Hacemos todo lo posible para incluir a nuestros clientes en las discusiones diarias sobre su proyecto, y esta es una excelente manera de hacerlo.

Correo electrónico para conversaciones individuales

El correo electrónico es apropiado para conversaciones individuales que no necesitan ser compartidas con todo el equipo y no necesitan suceder en tiempo real. Sin embargo, hemos descubierto que estamos usando menos el correo electrónico y herramientas como Basecamp o Slack o HipChat mucho más porque permiten que todos los miembros del equipo participen en una conversación si así lo desean.

Informes de estado semanales

La comunicación formal por escrito es una buena manera de reflexionar periódicamente sobre el proyecto y documentar el progreso. Preparamos un informe de estado semanal que se entrega a todos los involucrados en el proyecto para transmitir nuestra comprensión del progreso del proyecto y presentar lo que creemos que son riesgos del proyecto de manera formal y documentada. Sin embargo, para proyectos grandes o que involucran a muchas partes interesadas, creo que los informes de estado deben ser seguidos por una reunión en persona o telefónica con el cliente para revisar el informe y responder preguntas.

Un repositorio de documentos

Los informes de estado, los documentos de requisitos, los artefactos de diseño y otra documentación del proyecto necesitan un lugar para vivir al que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente. Las diferentes herramientas que utilizamos incluyen Basecamp, Dropbox y Confluence.

Reuniones diarias de pie

Gran parte de nuestra comunicación está escrita, y gran parte de ella se lleva a cabo de forma asíncrona a través de herramientas como Basecamp, chat y correo electrónico. Pero es importante de vez en cuando sincronizar en tiempo real y ver el blanco de los ojos del otro (¡o el equivalente telefónico!).

Tenemos reuniones diarias para reflexionar sobre lo que hemos hecho en las últimas 24 horas, planificar lo que haremos en las próximas 24 horas y discutir los problemas en persona según sea necesario. Incluimos a nuestros clientes en nuestro stand up diario para que estén al tanto de lo que está sucediendo y las decisiones que se están tomando. El cliente puede hacer y responder preguntas. Mantenemos estas reuniones cortas para que no se vuelvan improductivas. A veces, dos o más compañeros de equipo deciden mantener una conversación sobre un problema fuera de línea y volver a sincronizarse en persona, por teléfono o por Skype para resolver las cosas.

Reuniones de planeación de iteraciones

Reunimos a todo el equipo semanalmente, preferiblemente en persona, pero por videoconferencia si el equipo está disperso, para informar sobre el progreso del proyecto y planificar el trabajo para la semana. La naturaleza en tiempo real de estas reuniones permite al equipo presentar información verbalmente y hacer y responder preguntas rápidamente. También nos da la oportunidad de conocernos mejor.

Sincronizaciones

Estas son reuniones individuales más largas que me gusta tener con las partes interesadas del proyecto para hablar sobre el proyecto en términos de nivel superior, discutir los riesgos del proyecto y cómo mitigarlos, y aprender más sobre el negocio del cliente y cómo nuestro software encaja en él. A veces estos son según sea necesario, a veces se programan regularmente. Para proyectos más grandes y complejos, tratamos de sincronizarnos periódicamente con todas las partes interesadas del proyecto para que todos tengamos una imagen lo más clara posible sobre lo que está sucediendo con el proyecto.

Como puede ver, los proyectos requieren comunicación en muchos niveles diferentes, y elegir la herramienta adecuada para cada tipo garantiza que el intercambio de información ocurra de la mejor manera posible. Reconocer que los diferentes tipos de comunicación deben suceder, y cada uno se lleva a cabo de manera más fluida con la herramienta adecuada, ayuda a mantener el proyecto avanzando con menos fricción y malentendidos.