¿Cómo utilizar una PMO en medianas y grandes empresas de construcción?

Una PMO que significa Oficina de Gestión de Proyectos es un sistema que es fundamental para la organización y se utiliza generalmente en la dirección de proyectos, con una relación específica con la seguridad y la velocidad de rendimiento. La PMO se construye dentro de una empresa para tener un nivel general de estándares y métodos adecuados con respecto a la gestión del proyecto. Asimismo, puede tomar varios tipos de forma para satisfacer diferentes necesidades y realizar objetivos desde bajo nivel hasta alto nivel dentro de una organización. Cuando la PMO se haya establecido completamente, se utilizará como guía para los procedimientos en la gestión de la organización (documentación) y los proyectos para los que la empresa se ha comprometido. Hay varios tipos diferentes de PMO y todos dependen del tamaño de una organización, desde pequeña, mediana y grande.

Al establecer una PMO dentro de una organización, se deben incorporar las siguientes cuatro:

• Planificación del proyecto: involucra todo el alcance y los aspectos del proyecto, que incluirían el marco de tiempo, el tamaño del proyecto y los recursos.
• Programación de proyectos – Esto implica un marco de tiempo detallado de cada procedimiento que tendrá lugar durante el período de tiempo del proyecto, que normalmente se realiza por medio de MS Project.
• Análisis del riesgo– Detallar los posibles riesgos asociados a un proyecto en particular, evaluando sus posibilidades en alto, medio y bajo. Esto debe incorporarse en una hoja de cálculo y monitorearse continuamente.
• Seguimiento de proyectos – Un procedimiento de seguimiento que incorporará el estado de los procedimientos semanales en la gestión y el plan de cronograma del proyecto.

El papel de la PMO

El rol que la Oficina de Gestión de Proyectos propone a una empresa constructora son varios y requieren una cantidad significativa de detalles.

Establecer una base para los procedimientos de gestión de proyectos e implementarlos dentro de la organización, en áreas específicas como el análisis de riesgos, la selección de proyectos de construcción y el software que más se adapte a la empresa. Esto es vital para el éxito de la PMO, formando los estándares a nivel de fundación.

Evaluar el sistema de gestión de proyectos actual en relación con su desarrollo y mejorar continuamente en las áreas donde más se necesita. Comprender el sistema actual que existe en la empresa constructora es un gran beneficio, ya que informa a la PMO sobre las áreas que necesitan más atención en el desarrollo.

Proporcionar capacitación a los gerentes de proyecto y al personal con habilidades que son necesarias para el desarrollo de la empresa. La habilidad que el personal adquirirá de la capacitación será en áreas tales como habilidades basadas en conocimientos, habilidades de comunicación y actualización de sus habilidades actuales. Los ejercicios de capacitación deben ser continuos para proporcionar una fuerza laboral establecida, que desarrollará continuamente la organización.

Implementación de la PMO en una organización de construcción

La implementación de la PMO en una organización de construcción pequeña a mediana es una de las tareas más difíciles que se cumplirán. Tratar de incorporar todos los diversos aspectos que están involucrados en la PMO en la organización puede ser un desafío para la organización y que es otra razón por la que puede ser aconsejable subcontratar. Como se discutió anteriormente, la madurez de la gestión del proyecto tendrá una gran influencia en la PMO, especialmente en el proceso de implementación.

Las siguientes áreas deberán investigarse a fondo en la organización para lograr el éxito en la implementación de la PMO:

• Cómo afectará la PMO a la organización, al gerente del proyecto y al personal.
• Implementar la PMO en un procedimiento que sea adecuado tanto para los gerentes de proyecto como para el personal.
• El marco de tiempo que se necesitará para que la empresa sienta todos los beneficios de la implementación de PMO en áreas como costo, calidad y eficiencia.

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