Conozca la importancia de la PMO en la construcción

El PMO Manager responde a las siglas de Project Management Office, que se traduce como Oficina de Gestión de Proyectos. Es decir, esta oficina se ocupará de la gestión y de la centralización de los de los proyectos y de ella dependerá que las iniciativas de la empresa se lleven a cabo con éxito. Por extensión, el PMO es también la persona que dirige este departamento y que debe saber responder de forma rápida y eficaz a los problemas que se plantean en cualquier ámbito de la actividad directiva.

Funciones del PMO

• Definir estándares. Uno de los pilares esenciales en la formación del PMO es la aplicación de metodologías y herramientas gerenciales usadas para la administración y gestión de proyectos. Para hacerlo, los PMO se apoyan en estándares internacionales como el establecido por el Project Management Institute (PMI)®, que permite iniciar y finalizar proyectos ejecutando satisfactoriamente cada uno de los procesos del ciclo de vida.

• Establecer métodos de gestión. El PMO manager y su equipo serán los encargados de establecer la metodología para cada proyecto, dependiendo del tipo de tarea que se vaya a abarcar.

• Supervisar los proyectos. El PMO o responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos será el encargado de auditar estos trabajos y creará un marco de trabajo común para todos los directores de proyecto. Por lo tanto, se ocupa de gestionar y centralizar el resultado del trabajo de los responsables de cada uno de los proyectos que lleva a cabo la empresa.

• Hacer frente a los conflictos entre proyectos. A veces se producen conflictos entre dos o más proyectos que gestiona la empresa. El responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos deberá saber tomar decisiones acerca de cuál es más prioritario, cuál es más urgente o cuál es más importante y destinar a ellos los recursos adecuados.

• Gestionar los recursos. El tiempo, el presupuesto asignado, la mano de obra o el material son algunos de los recursos que el PMO deberá tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto. Además, si conforme se pone en marcha uno de los trabajos falta o sobra algún recurso, este profesional debe ocuparse de buscar una solución.

Ventajas de contar con un PMO en la empresa

En definitiva, un PMO debe saber responder de forma rápida y eficaz a los problemas que se plantean en su ámbito, tratando de tomar las tomar decisiones acertadas y valorando los riesgos y el el alcance de sus acciones. La capacidad de análisis, de organización, de trabajo en equipo, de liderazgo y las habilidades de negociación son algunas de las características de este perfil laboral que cada más se está implantando en el mundo de la empresa. Pero, ¿qué aporta a la empresa? Concluiremos con algunas ventajas:

• Homogeneizar los proyectos

Las organizaciones se resisten muchas veces al cambio pero una vez que se homogeneizan los proyectos, lo cierto es que la organización es mucho más fluida. Y la función del PMO es simplemente esa, facilitar los procesos instaurando unos estándares que permiten que los datos, la información y el método de trabajo sean mucho más fáciles de comparar.

• Optimizar recursos

El responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos conoce bien los recursos que hay asignados a cada proyecto y también en cuáles se puede ser más flexible y en cuales no. Es por lo tanto la persona idónea para la toma de decisiones que incumban a los proyectos ya que cuenta con una visión global de la empresa, otra de las grandes ventajas de esta figura.

• Mayor capacidad de planificación

Esta visión global de la empresa permite a la Oficina de Gestión de Proyectos diseñar una estrategia integral en la que estén implicadas todas las áreas empresariales decisivas, lo que le llevará a una correcta predicción de resultados.

Este tipo de profesionales deben ser capaces de utilizar las metodologías y herramientas de la gerencia necesarias para la administración y gestión de proyectos, apoyándose en estándares internacionales. 

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