Cómo la contratación de órdenes de trabajo mejora la eficiencia de la construcción

Muchos indicadores económicos nacionales están vinculados a la situación del sector de la construcción y existe un vínculo claro entre la actividad de la construcción y el crecimiento económico. La construcción es un referente para el bienestar financiero de una comunidad, un signo de oportunidades futuras.

La forma en que ocurren los trabajos de construcción puede tener impactos financieros significativos en el presente. El método de entrega determina cómo el arquitecto y los contratistas ejecutan un proyecto y puede afectar significativamente el presupuesto y el cronograma.

Dependiendo del alcance del proyecto y el objetivo del contrato, los propietarios tienen varios métodos de entrega del proyecto a su disposición. Estos métodos de entrega incluyen, entre otros, Design-Bid-Build (DBB) y Design-Build (DB).

Cómo hacer que la construcción sea más eficiente

En cualquier proceso, las pequeñas eficiencias pueden tener un gran impacto. La entrega del proyecto de construcción no es diferente. Los métodos de adquisición tradicionales están plagados de ineficiencias que pueden conducir a plazos de proyectos inflados y pérdida de la paciencia. Esto es particularmente cierto en el sector público, donde los ciclos de contratación se ven obstaculizados por procedimientos complicados y burocráticos. Como resultado, la entrega del proyecto generalmente tarda tres o más meses en completarse y requiere una cantidad significativa de recursos administrativos y técnicos.

Job Order Contracting (JOC) es un método de entrega de proyectos concebido para ofrecer hipereficiencia para que la construcción comience más rápido. A diferencia de las licitaciones tradicionales, donde cada proyecto se identifica, diseña y luego se licita, JOC establece precios de oferta competitiva por adelantado a través de un Libro de Precios Unitarios (UPB) y elimina la necesidad de licitar por separado cada proyecto. Por lo tanto, JOC se presenta como una solución para reducir el esfuerzo de licitación como una alternativa a los métodos de entrega que consumen más tiempo para proyectos de construcción de rutina.

Algunos proyectos son más adecuados para JOC que otros, tales como: trabajos pequeños o medianos; trabajos urgentes y de emergencia; proyectos atrasados; mantenimiento, reparación y operaciones; proyectos con presupuesto fijo; y proyectos de sustitución en especie.

También es particularmente adecuado para el sector público, donde el dinero es escaso, los equipos de adquisiciones tienen proyectos interminables en sus manos, los funcionarios públicos quieren apoyar a la comunidad y los funcionarios electos quieren cumplir con las promesas de campaña.

Beneficios de la contratación de órdenes de trabajo

Si bien miles de proyectos se han completado con éxito a través de JOC durante décadas, todavía hay poca conciencia de ello dentro de la industria de la construcción, especialmente entre aquellos que se beneficiarán más de su uso. Nos embarcamos en el análisis de datos publicado en un informe de investigación reciente de NIGP y Gordian y descubrimos que el 91% de los respondedores que utilizaron la contratación de órdenes de trabajo indicaron que los proyectos tardaron 12 semanas o menos en adquirirse, y casi el 70% de ellos indicaron que el proceso fue de menos de nueve semanas. En comparación, más del 50% de las respuestas indicaron que cuando se utilizaron otros métodos de entrega de proyectos, como DBB, DB o CMAR, la duración del proceso de adquisición de construcción aumentó a más de 12 semanas.

Cinco formas prácticas en que los profesionales de la gestión de la construcción del sector público pueden lograr una mayor eficiencia en sus proyectos:

Licitación competitiva por adelantado: Una vez que se adjudica un contrato de orden de trabajo, el propietario puede pedir a los contratistas que realicen una serie de proyectos. Este lento proceso de solicitud de front-end se completa una vez, en lugar de repetirse para cada proyecto, por lo que no es necesario preparar nuevos paquetes de ofertas cada vez que requiera que un contratista realice el trabajo.

Contratistas fácilmente disponibles: Los contratistas locales pujan por el Contrato de Pedido de Trabajo, y una vez adjudicado, usted tiene un grupo de contratistas disponibles para trabajar en sus proyectos. Todos los precios están preestablecidos en el UPB, por lo que los contratistas pueden comenzar con sus reparaciones, renovaciones, actualizaciones o proyectos de construcción de emergencia tan pronto como se identifiquen.

Incentivos alineados para la calidad: Si bien el Contrato de Orden de Trabajo está vigente para múltiples proyectos, el contratista aún debe satisfacer el estándar de calidad, tiempo y construcción del propietario para garantizar el trabajo futuro. Si el propietario está satisfecho con la relación de trabajo, es más probable que continúe trabajando con el contratista. El potencial de un flujo constante de trabajo motiva al contratista a cumplir y superar las expectativas con una construcción de calidad y a tiempo.

Alcances de proyectos claramente establecidos: El proceso de contratación de órdenes de trabajo reduce naturalmente las órdenes de cambio porque todas las partes interesadas del proyecto participan en una visita al sitio llamada Reunión de Alcance Conjunto. Durante esta reunión, el equipo recorre el sitio de trabajo para desarrollar un alcance detallado del trabajo (que el contratista utilizará para desarrollar una propuesta de precio) en un ambiente colaborativo y constructivo. Este paso reduce los malentendidos y errores que conducen a la mayoría de las órdenes de cambio, pero eso no significa que los cambios nunca sucedan.

Aumento de Costos Control: El control presupuestario es la piedra angular de los programas de Contratación de Órdenes de Trabajo. JOC ayuda a contener y controlar los costos porque los precios están bloqueados al comienzo del contrato a través de la UPB. Cada tarea en la UPB incluye una descripción detallada, unidad de medida, precio unitario y, en su caso, coste de demolición. Los precios unitarios contienen costos directos locales de material y mano de obra. Existen un conjunto de especificaciones técnicas para cada una de las tareas de construcción y condiciones generales que contienen el lenguaje del contrato relativo a la ejecución del contrato. Este nivel de detalle ayuda a todos los involucrados en el proyecto, y debido a que los precios están preestablecidos, no hay largas negociaciones de precios.

Uno de los principales problemas de los contratos DBB y DB es que son muy difíciles de planificar, monitorear y controlar a menos que existan tecnologías avanzadas. Se requieren sistemas de seguimiento y rastreo, tecnologías de industria 4.0, drones o análisis de big data, e incluso realidad aumentada para visualizar algunas partes específicas del proyecto antes de la construcción real. Las agencias públicas tienen recursos limitados y, a menudo, estas tecnologías avanzadas están fuera del alcance para el seguimiento de los proyectos. La falta de transparencia puede conducir a un comportamiento oportunista o desconfianza entre el propietario del proyecto y el contratista.

Los gobiernos enfrentan el desafío de buscar estrategias y formas de construir la relación que les asegure la confianza y una entrega del proyecto que sea indolora en términos de problemas contractuales. Básicamente buscan colaborar con los contratistas y limitar los comportamientos oportunistas. Estos aspectos son mucho mejores en el contexto de los contratistas de JOC. Nuestra investigación indica que los contratos JOC, en comparación con otros métodos de entrega de proyectos, parecen garantizar una gobernanza más efectiva de su relación con el contratista.

Los contratos JOC parecen depender menos de la tecnología, lo que aumenta la capacidad de los compradores "menos avanzados" para gestionar proyectos de construcción con éxito.

El primer paso hacia un proyecto exitoso ocurre mucho antes de la ceremonia de inauguración: seleccionar el método de entrega del proyecto más adecuado para satisfacer las necesidades del trabajo en cuestión. Aunque JOC se está moviendo hacia la corriente principal de los métodos de adquisición de construcción, junto con el diseño-licitación-construcción y otros proyectos tradicionales de entrega, su uso todavía representa un territorio inexplorado para muchas organizaciones, especialmente en el sector público.